עמדות עבודה פתוחות או משרד פרטי – מה באמת עובד טוב יותר?

איך סביבת העבודה משפיעה על הפרודוקטיביות ורווחת העובדים?

עם הכניסה למשרד מכל סוג שהוא, אפשר מיד להבחין בהבדל בין חלל עבודה פתוח למשרד פרטי. הראשון מאופיין במרחב משותף שבו עובדים חולקים את אותה סביבה, לרוב עם מחיצות נמוכות או ללא הפרדה כלל. לעומת זאת, המשרד הפרטי הוא חלל סגור ונפרד לכל עובד או צוות קטן.

לא מדובר רק בהעדפה עיצובית, מאחר וההבדל הזה משפיע על שגרת העבודה, על התקשורת בין העובדים, על יכולת הריכוז ועל תחושת הפרטיות. בחירה בין שתי הסביבות הללו מהווה החלטה משמעותית שעשויה להשליך על הפרודוקטיביות ועל שביעות הרצון של כוח האדם, מה שהופך את התאמת סביבת העבודה לאופי החברה ולצורכי העובדים לאתגר חשוב ביותר.

חלל עבודה פתוח: פתרון חדשני או מתכון להסחת דעת?

מודל האופן ספייס מציע סביבה דינמית ושיתופית, שבה עובדים יכולים להחליף רעיונות בקלות וליהנות מאווירה פחות פורמלית. יתרון נוסף הוא היכולת לנצל את שטח המשרד בצורה מיטבית, מה שמקטין את עלויות השכירות וההוצאות השוטפות.

עם זאת, לא כל עובד נהנה מסביבה פתוחה כל כך. רעש מתמיד, חוסר פרטיות והיעדר מקום אישי יכולים להפריע לריכוז, במיוחד עבור עובדים שתפקידם דורש חשיבה עמוקה או שיחות טלפון פרטיות. מעבר לכך, כאשר אין הפרדה מספקת בין עובדים שונים, עשוי להיווצר לחץ חברתי – לעתים בלתי מודע – להיות פנוי לאינטראקציה חברתית מסביב לשעון ולהיענות ללא הרף לשיחות מזדמנות, מה שיכול להעיק על עובד זה או אחר.

עובדים מאחורי דלת סגורה – פרטיות מול בידוד מקצועי

ארבעת הקירות של המשרד הפרטי מעניקים סביבת עבודה שקטה ומנטרלים הסחות דעת, כך שמתאפשר לעובדים רבים להתרכז יותר ולעבוד בצורה ממוקדת. זהו יתרון גדול למנהלים, אנשי כספים, מתכנתים ועובדים אחרים שזקוקים לשקיעה במשימה. כמו כן, המשרד הסגור מאפשר לנהל שיחות רגישות או פגישות צוות מבלי להפריע לאחרים.

החיסרון הבולט הוא שאטימת העובדים בחדרים פרטיים עלולה לצמצם את שיתוף הפעולה ביניהם ולהוביל לבדידות מקצועית. כאשר כל אחד יושב לבדו בחלל נפרד, קשה יותר להעלות רעיונות בצורה קבוצתית או לקיים דיונים בלתי מתוכננים. בנוסף, העלויות של אחזקת משרד פרטי גבוהות משמעותית בשל הצורך בשטח גדול יותר ובמערכות מיזוג מסועפות, דבר שעלול להכביד על תקציב העסק.

השילוב המנצח: גישור בין אופן ספייס למשרדים פרטיים

ההכרעה בין שני המודלים קשורה לא פעם באופי הארגון. בארגונים כמו משרדי פרסום וסטארט-אפים, חלל פתוח יכול להיות אידיאלי לעידוד חדשנות וסיעור מוחין, בעוד חברות טכנולוגיה או פיננסים – שבהן ריכוז ושקט הם קריטיים – יעדיפו את המשרד המסורתי. אולם, עסקים רבים מאמצים מודל היברידי שמשלב בין חללים פתוחים למשרדים פרטיים, במטרה למקסם את היעילות ואת ההתאמה של סביבת העבודה לצרכים שונים.

הנה כמה דוגמאות לשיטות עיצוב משלבות:

• הבחנה בין מחלקות שונות: בארגון מרובה אגפים, מחלקת הפיתוח עשויה להעדיף חללים שקטים, בעוד מחלקת השיווק או צוותי המכירות זקוקים לסביבה אינטראקטיבית יותר. דוגמה בולטת לכך היא מחלקות שירות לקוחות, הממוקמות לעיתים קרובות באופן ספייס, גם בזמן ששאר הארגון עשוי לעבוד מתוך משרדים פרטיים.
• חלוקה לתתי-מרחבים בהתאם לצרכים: במתחם עבודה שמתפרס על שטח רחב, ניתן לתכנן אזורים מוגדרים מראש למשימות שונות. מרחב מגוון יכול לכלול אזור רועש יותר לדיונים ספונטניים של צוותים יצירתיים, אזור שקט ובו שולחנות במרווחים גדולים או מחיצות אקוסטיות המאפשרות עבודה ממוקדת יותר, חדרי פוקוס קטנים שאליהם ניתן להיכנס לצורך התעמקות במשימה רגישה וגם חדרי מנוחה בהם עובדים יכולים להתרענן בין משימות.
• הבחנה בין דרגים בהתאם להירארכיה: במשרדים רבים, הנהלה בכירה עובדת מתוך חדרים פרטיים, בעוד עובדים זוטרים ממוקמים במרחב פתוח. ניתן למצוא גם מודלים שבהם מנהלים עובדים לצד הדרגים האחרים, כדי לטשטש גבולות מצמצמים ולעודד תקשורת פתוחה יותר. לצורך המחשה, בחברות פיננסיות מסורתיות, מנהלים בכירים עובדים לרוב ממשרדים סגורים כדי לשמור על סודיות בפגישות עסקיות.
• פתרונות דינמיים ושינוי תוך כדי תנועה: במקום לקבוע מראש איזה עובד מקבל משרד פרטי ואיזה עובד יתנהל באופן ספייס, יש מקומות שבוחרים להשתמש בחללים גמישים. למשל, משרדים עם עמדות עבודה חמות, שבהן העובדים לא משויכים לשולחן ספציפי אלא בוחרים מקום ישיבה לפי הצורך הספציפי באותו יום. מודל כזה פופולרי בחברות טכנולוגיה גלובליות, שבהן עובדים מגיעים למשרד רק חלק מהזמן ויכולים לבחור אם לשבת באזור שקט או באזור שיתופי.
• מרחבי עבודה ייעודיים לפי סוג המשימה: ישנם ארגונים שמגדירים מראש אזורים ייעודיים לכל סוג של משימה. לדוגמה, במעבדות מחקר, עובדים מתנהלים מול שולחנות פתוחים במעבדות עצמן, אך עשויים לבצע ניתוח נתונים במשרדים פרטיים. בבתי השקעות, חדרי מסחר נוטים להיות מרחבים שיתופיים, אך מנהלי תיקים יחזיקו גם משרדים סגורים כדי לנהל שיחות עם לקוחות.

חלל פתוח ללא כאוס – כך תגרמו לזה לעבוד טוב יותר

תכנון נכון של אופן ספייס יכול לצמצם את החסרונות שבו ולהפוך אותו למרחב עבודה נוח, פרודוקטיבי ומותאם לצורכי העובדים במידה רבה יותר. הנה כמה צעדים שכדאי לנקוט בהם כדי למנוע את הבעיות הנפוצות בסביבה כזו:

• שימוש בחומרים אקוסטיים להפחתת רעש – במקום קירות קבועים, ניתן להשתמש בפנלים אקוסטיים לחיפוי קירות המחיצות, כדי לשלב פרטיות עם אווריריות. פעמים רבות, ריצוף פרקט, שולחנות מזכוכית וחללים ריקים יוצרים הדהוד ורעש בלתי נסבל. כדאי לשלב שטיחים, לוחות עץ או משטחים סופגי רעש על התקרה והקירות כדי להפחית את גלי הקול במשרד.
• תכנון נכון של מסלולי תנועה – יש להימנע מהצבת עמדות עבודה בסמוך למסדרונות ראשיים או ליד כניסה לחדרי ישיבות, כדי להפחית הפרעות תכופות. במשרדים גדולים נהוג לעתים להציב עמדות עבודה בעומק המשרד, ולאורך המסדרונות להשאיר חללים פתוחים לשיתוף פעולה, עם אזורי ישיבה מזדמנים.
• יצירת חדרי ישיבות ופינות שיחה ייעודיות – חדרי ישיבות בגדלים שונים יאפשרו לעובדים לנהל דיונים מבלי להפריע לאחרים. פתרון נוסף הוא הקמה של מעין תאי טלפון, שהם מתחמים אקוסטיים קטנים תאים קטנים בהם עובדים יכולים לבצע שיחות פרטיות באופן כזה שלא ישמעו אותם בכל המשרד.
• אפשרות להתאמה אישית של עמדות עבודה – עובדים מרגישים נוחות רבה יותר כאשר ניתנת להם אפשרות להתאים את סביבתם, למשל על ידי הוספת עציץ מלאכותי, הצבת מדף אישי או שימוש באוזניות מבטלות רעשים לפי הצורך. חברות מסוימות מספקות לעובדים אפשרות לבחור את סוג הכיסא והשולחן שלהם, כדי להעניק תחושה של מרחב אישי ייחודי.
• מדיניות ארגונית למניעת הפרעות מיותרות – חשוב להגדיר כללי עבודה ברורים שיקדמו פרודוקטיביות בחלל העבודה. לדוגמה, אזורי שקט ייעודיים אמורים להיות נטולי שיחות טלפון או ישיבות קבוצתיות. בחלק מהחברות נהוגה מדיניות של יום עבודה שקט, במסגרתה נאסרות שיחות בקול רם באזורים משותפים במהלך יום אחד בשבוע.
• שילוב פינות מנוחה מרוחקות מאזורי העבודה – עובדים שמצויים בעצימות גבוהה צריכים אפשרות להתרענן ולהתנתק מההמולה המשרדית. פינות ישיבה עם ספות או מטבחון נעים יכולים לתרום משמעותית לתחושת הרווחה.